Wewnętrzna Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych obowiązująca w firmie Caren Home sp. z o. o.

§ 1. Zgłoszenie naruszenia prawa

1. Zgłoszenie może dotyczyć uzasadnionego podejrzenia dotyczącego zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w naszej organizacji lub próby ukrycia takiego naruszenia prawa.

2. Niniejsza Procedura dotyczy sposobu zgłaszania oraz rozpatrywania przez nas zgłoszeń naruszeń prawa, które dotyczą:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
12) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi wcześniej.

3. Zgłoszenie może być dokonane:
1) na adres do korespondencji: ul. Chełmska 24/2, 45-401 Opole z dopiskiem „Zgłoszenie naruszenia”.
2) poprzez e-mail na adres koordynator.home@carenhome.pl

4. Można także dokonać zgłoszenia zewnętrznego, tzn. bezpośrednio do Rzecznika Praw Obywatelskich lub innego organu publicznego, którego właściwość obejmuje podejmowanie odpowiednich działań następczych obejmujących przedmiot zgłoszenia, bez uprzedniego przekazania nam zgłoszenia wewnętrznego.

5. W stosownych przypadkach zgłoszenia zewnętrzne mogą być dokonywane także do instytucji,
organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.


§ 2. Sygnalista

1. Sygnalistą może być każda osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym pracownik, stażysta, pracownik tymczasowy, zleceniobiorca, prokurent, akcjonariusz, wspólnik, itp. Dotyczy to także przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.

2. Wszystkie zgłoszenia dotyczące naruszeń prawa, wymagają podania danych osoby zgłaszającej (Sygnalisty) w zakresie: imienia, nazwiska, stanowiska lub innej informacji o kontekście związanym z pracą, danych kontaktowych. Zgłoszenia anonimowe pozostawimy bez
rozpatrzenia.

§ 3. Ochrona Sygnalisty

1. Sygnalista, podlega ochronie określonej w przepisach ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, od chwili dokonania zgłoszenia.

2. Zapewniamy ochronę Sygnalistów poprzez:
1) ochronę tożsamości, chyba że otrzymamy od wyraźną zgodę na ujawnienie tych danych;
2) jeżeli zgłoszenie dotyczy innych osób, zapewnimy także ochronę poufności ich tożsamości;
3) udział w procesie rozpatrywania bezstronnych osób, które zostały zobligowane do zachowania poufności, także po ustaniu stosunku pracy lub zakończeniu współpracy;
4) zapewnienie, że dostęp do danych Sygnalisty oraz dokumentacji związanej ze zgłoszeniem, będą miały tylko uprawnione osoby, które zostały przeszkolone w zakresie zapewnienia ochrony sygnalistów;
5) ochronę przed działaniami odwetowymi, w tym groźbami przed takimi działaniami, w związku z dokonanym zgłoszeniem.

3. W przypadku podjęcia wobec Sygnalisty działań odwetowych, ma on prawo do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie) lub prawo do zadośćuczynienia.

4. Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

5. Postanowienia umów o pracę oraz innych aktów, na podstawie których powstaje stosunek pracy lub które kształtują prawa i obowiązki stron stosunku pracy, w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub przewidują stosowanie środków odwetowych, są nieważne.

6. Postanowienia umów oraz innych aktów, na podstawie których jest świadczona praca lub usługi, są dostarczane towary lub jest dokonywana sprzedaż, innych niż wymienione w punkcie poprzednim, w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do
dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub przewidują stosowanie środków odwetowych, są nieważne.

7. Środki ochrony Sygnalisty opisane w Procedurze oraz przepisach, dotyczą także:
1) osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z Sygnalistą,
2) osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej Sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność Sygnalisty lub go zatrudniającej.

§ 4. Treść zgłoszenia

1. Zgłoszenie powinno zawierać co najmniej następujące informacje:
1) szczegółowy opis zgłaszanego naruszenia prawa;
2) dowody na poparcie zgłoszenia (jeśli są dostępne);
3) Imię, nazwisko, stanowisko lub inna informacja o kontekście związanym z pracą do otrzymywania informacji zwrotnej, dane kontaktowe do przekazywania informacji zwrotnych i udzielania dodatkowych wyjaśnień.

2. Jeżeli zgłoszenie nie będzie zawierać niezbędnych informacji, możemy pozostawić je bez rozpatrzenia lub wezwać Sygnalistę do jego uzupełnienia, o ile w zgłoszeniu zostaną podane dane kontaktowe.

§ 5. Informacje zwrotne oraz kontakt w związku z przyjęciem zgłoszenia

1. Pod warunkiem podania przez Sygnalistę danych kontaktowych w zgłoszeniu oraz braku sprzeciwu na kontakt zwrotny:
1) potwierdzimy przyjęcie zgłoszenia na podany adres kontaktowy, a informacje przekażemy niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia;
2) przekażemy informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, a w przypadku uprzedniego nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia informację zwrotną przekażemy w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia;
3) jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa, poinformujemy o odstąpieniu od jego rozpatrywania oraz przyczynie odstąpienia;
4) poinformujemy jeżeli odstąpimy od podjęcia działań następczych, podając uzasadnienie odstąpienia;
5) przekażemy ostateczny wynik naszych działań następczych realizowanych na skutek zgłoszenia.

2. Informacji o przyjęciu zgłoszenia nie przekażemy, jeżeli będziemy mieli uzasadnione podstawy sądzić, że takie działanie zagroziłoby ochronie poufności tożsamości Sygnalisty.

3. Możemy zwrócić się do Sygnalisty, na podany adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu – podanie ich jest dobrowolne, ale może mieć wpływ na możliwość skutecznego przeprowadzenia działań następczych.

§ 6. Sposób postępowania z otrzymanymi zgłoszeniami

1. Zgłoszenia naruszeń prawa są przyjmowane i wstępnie weryfikowane w zakresie wiarygodności zgłoszenia oraz naszej odpowiedzialności za jego rozpatrzenie przez upoważnionego pracownika pełniącego u nas funkcję Koordynatora do spraw zgłaszania naruszeń prawa (Koordynator).

2. Koordynator wnioskuje do Zarządu w sprawie powołania Komisji do rozpatrzenia zgłoszenia naruszenia prawa (Komisja), która prowadzić będzie działania następcze. Koordynator wchodzi w skład Komisji, chyba że podlega on wyłączeniu.

3. Osoby, których dotyczy zgłoszenie są wyłączane z postępowania. Ich miejsce może zająć inna upoważniona przez naszą organizację osoba.

4. W ramach postępowania, możemy zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się do Sygnalisty o udzielenie dodatkowych wyjaśnień.

5. Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu naszego działania, podejmiemy dalsze kroki w celu zbadania sprawy i naprawienia naruszenia prawa. W szczególności możemy podjąć jedno lub kilka z poniższych działań:
1) wprowadzenie zmian w naszych procedurach;
2) zgłoszenia odpowiednim organom;
3) nałożenie sankcji na osoby odpowiedzialne;
4) przeszkolenie personelu;
5) wdrożenie nowych systemów kontroli.

6. Możemy nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia.
Poinformujemy Sygnalistę o takim odstąpieniu (o ile w zgłoszeniu zostały podane dane kontaktowe). W razie kolejnego zgłoszenia – pozostawimy je bez rozpoznania oraz informacji zwrotnej.

7. Wszystkie zgłoszenia odnotowujemy w naszym wewnętrznym rejestrze. Rejestr zawiera informacje o zgłoszeniu, dacie jego złożenia, podjętych działaniach oraz wynikach jego rozpatrzenia. Dostęp do rejestru mają jedynie osoby upoważnione do przyjmowania oraz rozpatrywania zgłoszeń.

§ 7. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych jest Caren Home sp. z o. o. z siedzibą w Opolu.

2. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących na mocy RODO kontaktować można się z Administratorem z wykorzystaniem powyższych danych teleadresowych na adres e-mail: kontakt@carenhome.pl.

3. Dane osobowe Sygnalisty będą przetwarzane w celu przyjęcia zgłoszenia oraz przeprowadzania postępowania wyjaśniającego na podstawie obowiązku prawnego, jakiemu podlega administrator na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

4. Administrator zapewnia poufność danych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem. W związku z tym dane mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom, którym administrator powierzył przetwarzanie danych, tzn.
przedsiębiorcy telekomunikacyjni, banki, operatorzy pocztowi, partnerzy Administratora – świadczący usługi techniczne lub pomoc prawną.

5. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

6. Sygnalista posiada prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania). Przysługuje także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania.

7. Sygnaliście przysługuje prawo wniesienia skargi na realizowane przez Administratora przetwarzanie do Prezesa UODO (uodo.gov.pl).

8. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do przyjęcia przez nas zgłoszenia.

§ 8. Kontakt do Rzecznika Praw Obywatelskich

1. Do Rzecznika Praw Obywatelskich może się zgłosić każdy, kto uważa, że państwo naruszyło jego prawa, że jest nierówno traktowany.

2. Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl

3. Adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa

4. Istnieje także możliwość przekazania zgłoszenia w języku migowym, anonimowo poprzez formularz kontaktowy na stronie lub osobiście w jednym z oddziałów.


§ 9. Wejście w życie

Niniejsza Procedura wchodzi w życie z dniem 3 listopada 2025 r.